Contenu obligatoire, vétusté ou dégradation, plafond de 3 €/m² de frais, délais de restitution du dépôt de garantie et pénalité de 10 % : la méthode pour sécuriser vos états des lieux.
L'essentiel
À retenir
- Sans état des lieux d'entrée, le logement est présumé remis en bon état, rendant toute retenue difficile à justifier.
- Les frais d'état des lieux réalisés par un tiers sont plafonnés à 3 €/m² à la charge du locataire.
- Le dépôt de garantie doit être restitué sous un ou deux mois selon la conformité constatée à la sortie.
- Une grille de vétusté annexée au bail évite l'essentiel des désaccords sur les retenues.
L'état des lieux est le seul document qui permet de comparer objectivement l'état du logement à l'entrée et à la sortie du locataire. C'est lui qui détermine ce qui peut, ou non, être retenu sur le dépôt de garantie.
Il est établi contradictoirement, en autant d'exemplaires que de parties, et annexé au bail. Sans état des lieux d'entrée, le logement est réputé avoir été remis en bon état : toute retenue devient très difficile à justifier.
Ce que dit la loi
La loi du 6 juillet 1989 impose un état des lieux à l'entrée et à la sortie. Le décret n° 2016-382 fixe son contenu minimal et sa forme, pour les locations vides comme meublées.
- Type d'état des lieux, date, adresse du logement, identité des parties
- Relevés des compteurs d'eau et d'énergie
- Description précise, pièce par pièce, des revêtements, équipements et éléments de chauffage
- Signature des deux parties, ou de leurs mandataires
- Pour le meublé : inventaire détaillé du mobilier
Qui paie l'état des lieux
Réalisé par le bailleur ou son mandataire, l'état des lieux d'entrée peut donner lieu à des honoraires partagés avec le locataire, dans la limite de 3 €/m² de surface habitable à la charge du locataire, sans jamais dépasser la part du bailleur.
En cas de désaccord ou d'absence d'une partie, un commissaire de justice peut être saisi : les frais sont alors partagés par moitié.
Vétusté ou dégradation : la distinction qui décide de tout
La vétusté est l'usure normale liée au temps et à un usage conforme : elle reste à la charge du bailleur. La dégradation résulte d'un défaut d'entretien ou d'un usage anormal : elle peut être retenue sur le dépôt de garantie.
Une grille de vétusté annexée au bail, avec des durées de vie théoriques par élément (peintures, sols, équipements), évite l'essentiel des litiges : la retenue est alors calculée au prorata et non au coût neuf.
Dépôt de garantie : montants, délais, pénalités
Le dépôt de garantie est plafonné à un mois de loyer hors charges en location vide et à deux mois en meublé.
Il doit être restitué dans un délai d'un mois lorsque l'état des lieux de sortie est conforme à celui d'entrée, et de deux mois en cas de retenue justifiée. Passé ce délai, le bailleur doit au locataire une majoration de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé.
Les erreurs qui coûtent le plus cher
- Un état des lieux d'entrée expédié en dix minutes, sans photos datées
- Des mentions vagues du type « bon état » sans description pièce par pièce
- L'oubli des relevés de compteurs et des clés remises
- Une retenue au coût du neuf, sans application de la vétusté
- Des justificatifs manquants : devis ou facture sont indispensables
- Le non-respect des délais de restitution du dépôt de garantie
Notre méthode
Nous réalisons chaque état des lieux sur tablette, avec photos horodatées, relevés de compteurs et grille de vétusté annexée. Le document est transmis aux deux parties le jour même et archivé dans votre espace propriétaire, prêt à être opposé en cas de litige.
La preuve par la photo et l'horodatage
Un état des lieux rédigé sans support visuel s'appuie uniquement sur des mentions écrites, plus difficiles à opposer en cas de litige. Des photos datées, prises pièce par pièce et complétées par des gros plans sur les éléments sensibles (sols, peintures, équipements), renforcent significativement la valeur probante du document.
Il est recommandé de conserver ces photos dans le dossier du bien pendant toute la durée de la location, et de les comparer méthodiquement à celles de l'état des lieux de sortie pour objectiver toute dégradation constatée.
Gérer un désaccord entre les parties
Lorsque bailleur et locataire ne s'entendent pas sur le contenu de l'état des lieux, la loi permet de recourir à un commissaire de justice, dont les frais sont alors partagés à parts égales entre les deux parties, indépendamment de la partie à l'origine du désaccord.
Cette solution reste rarement nécessaire lorsque l'état des lieux d'entrée a été réalisé avec soin : la comparaison objective des deux documents suffit en général à départager les positions sans recours à un tiers.
Le cas particulier des équipements techniques
Les équipements de chauffage, la robinetterie ou les appareils électroménagers fournis avec le logement doivent faire l'objet d'une mention précise de leur état de fonctionnement à l'entrée, au-delà de leur seul aspect esthétique. Un équipement en panne non signalé à l'entrée est présumé fonctionnel, ce qui complique une retenue ultérieure.
Pour les logements meublés, l'inventaire du mobilier doit être suffisamment détaillé (état, quantité, marque le cas échéant) pour permettre une comparaison fiable lors du départ du locataire.
Anticiper la restitution du dépôt de garantie
Le délai de restitution court à compter de la remise des clés, et non de la date de départ effectif annoncée par le locataire. Un bailleur qui tarde à organiser l'état des lieux de sortie prend le risque de dépasser le délai légal et de devoir la majoration de 10 % prévue par la loi.
Il est conseillé de planifier l'état des lieux de sortie dès la réception du congé du locataire, en tenant compte du délai de préavis applicable, pour disposer du temps nécessaire à l'analyse des retenues éventuelles avant l'échéance légale de restitution.
Notre engagement
Comment Avantage Gestion vous accompagne
Avantage Gestion, cabinet implanté place des Martyrs à Clichy, applique ces règles chaque jour pour les propriétaires des Hauts-de-Seine : sélection des locataires, baux conformes, encaissement des loyers, suivi des travaux et des diagnostics. Avec Avantage Gestion, vous avez un interlocuteur unique qui connaît votre bien.
Questions fréquentes
Les réponses utiles
Que faire si le locataire refuse de signer l'état des lieux de sortie ?
Le bailleur peut faire constater l'état du logement par un commissaire de justice, dont les frais sont alors partagés par moitié entre les deux parties.
Peut-on retenir le coût du remplacement à neuf sur le dépôt de garantie ?
Non, la retenue doit tenir compte de la vétusté de l'élément dégradé, calculée au prorata de sa durée de vie théorique, et non au coût d'un remplacement neuf.
Le locataire peut-il assister l'état des lieux par un mandataire ?
Oui, l'état des lieux peut être réalisé par les parties elles-mêmes ou par leurs mandataires respectifs, à condition que ceux-ci disposent d'un pouvoir écrit.
L'expertise Avantage Gestion
Cet article est rédigé et vérifié par l'équipe Avantage Gestion, cabinet implanté à Clichy et spécialisé dans la gestion locative. Les informations réglementaires sont générales et doivent être vérifiées selon la date et la situation du bien.